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こんにちは、コンサルティング事業部の篠宮です。
「AUCENT Views」をご覧いただきありがとうございます。
いまやどこでも耳にするDXという言葉ですが、その第一歩としては紙で行っている業務をデジタル化し、PC上で行えるようにすることでしょう。その次のステップとして、デジタルに落としたからこそ実現できる業務効率化を行うことで、よりDXの効果が高くなります。
さて、今回は「デジタルに落としたからこそ実現できる業務効率化」の手段の1つであるRPAについてご紹介させていただきます。
1.RPAってそもそもどういうもの？
最初に、RPA（Robotic Process Automation）とは何かご存じでしょうか。
端的に言葉にすると、「人の一挙手一投足を再現させる自動化ツール」です。 例えば、Excelの操作であったり、EdgeやChromeといったブラウザの操作をロボットに再現させることができます。つまり、人の代わりに業務を行ってくれるソフトウェアロボットがRPAです。
2.日本のRPAの変遷
日本において、RPAは2016年頃から大手金融機関を中心に大規模に導入され、その後徐々に大手金融機関以外の企業においても、経理や人事と言ったバックオフィス業務に普及していきました。しかしながら、当時はRPAツール自体が非常に高価かつ開発に専門性が必要であったため、導入・維持ができる企業が限られていました。
近年では、専門性の高さというハードルは低くなってきています。例えば、AIによるRPA開発のサポート機能の追加、RPAユーザコミュニティへのノウハウの蓄積など、開発に必要な情報へのアクセスが容易になっています。それに加え、RPAツール自体も改修され、直感的に操作方法がわかるUIが増えてきています。その結果、RPAは一部の専門家のみが開発するものではなく、例えば一企業の現場担当者が自身の業務を自動化するためにRPA開発を行う、など、幅広い層がRPAツールを使用できるようになりました。
また、特定の業務にのみに特化したRPAツールも増えてきています。例えば、請求業務に特化したRPAツールを提供するベンチャー企業も登場しました。これらの特定業務特化型RPAツールは機能が絞られている分、安価に利用できる場合が多いです。
RPAツールを使用するハードルは年々下がってきており、大企業以外でも業務改善の手段として選択肢の１つに挙げることができるようになってきています。
3.RPAって何ができるの？
RPAはExcelやブラウザの操作ができると記載しましたが、もう少し深堀してみましょう。
①Excel操作
データ入力・加工、検索・置換、マクロの実行……など
②メール操作
メール作成・送信、振り分け、通知……など
③Webブラウザ操作
情報収集（スクレイピング）、社内システム・SaaS操作……など
これらはほんの一例ですが、人が特定のルールに則ってPC上で行う作業の多くはRPAで再現することが可能です。
4.RPAに向いている業務とは？
「特定のルールに則って」という言葉が気になった方もいらっしゃると思います。RPAは何でもできる魔法のツールではなく、あくまで同じ判断を繰り返すことに特化しています。つまり、都度特殊な判断が必要になる場合や、イレギュラーな対応が多く発生する業務では効果が薄くなってしまいます。
例として下記をご覧ください。
RPAに向いている業務は、判断がYES/NOの明確かつ単純な内容です。対してRPAに向いていない業務は、判断が多岐に渡り、さらにその後にも個別の判断が続いている複雑な内容です。
こちらはそれぞれ極端な例ですが、RPAに向いている業務とは、「単純な判断」が行われる業務とご理解いただけると思います。言い換えると、「いつ、誰が行っても必ず同じ結果になる」業務です。例えば、毎日決まった時間に特定のWebサイトからファイルをダウンロードしフォルダに配置する、といった作業手順が確定しているものです。
もう1点RPAに向いている業務の条件があります。それは、「定期的に繰り返される、まとまった量がある業務」です。これは、自動化すると運用上の負担を大きく減らせることが見込めるためです。
もちろん、頻度・作業量が少ない業務をRPAで自動化することも可能です。ただ、そのような業務の場合「RPA構築工数＞運用上の負担が減る工数」となり、効果が薄くなってしまいます。
実際にRPAによる自動化を行う場合、どの業務を、どの順番でRPAに落とし込むかを上記の内容から決定することも重要になります。
5.RPAのメリット
ここまでRPAで何ができるかをご説明させていただきました。その上で、RPAを導入することで以下の効果を得ることができます。
①ヒューマンエラーの削減
決まったルール通りに動くため、判断を間違えてしまう、などの人的ミスが発生しません。ミスが発生しないため、ミスによる出戻りも発生しません。
②人の負担軽減
自動化することで人が手動で行う業務量を削減できます。
③作業の高速化
処理速度が人より早いため、作業完了までの時間が短縮されます。
6.RPA導入までのハードル
RPAのメリットや近年ではRPA開発の敷居が下がってきているという内容をご説明させていただきましたが、実情としては運用を始めるまでに依然として壁は存在します。
①導入までに必要なステップが多い
RPAツールの選定、RPAツール使用方法の理解、業務の整理、対象業務の選定、など、RPAを導入するまでのステップが多く存在します。
②RPAの構築に大きく工数がかかる
通常業務を行う中で、上記①に記載した導入までの多くのステップに対して作業工数を確保する必要があります。
③導入後に保守が必要
昨日まで使えていたRPAが今日になったら使えなくなる、という事象がRPAでは発生します。例えば、RPAツールのアップデート、ブラウザのアップデートなどで環境が変わってしまうことが原因のひとつです。このような場合に、正常に動作するように修正する必要があります。
このようにRPAによる自動化は、導入において困難はあるものの、人の作業時間を減らすことができます。その結果として知的生産活動の時間増大や、ワークライフバランスの向上につなげることができます。
AUCENTでは、導入から保守までRPAによる自動化を一気通貫でご支援させていただきます。導入までの各フェーズのご支援内容を簡単に紹介いたします。
①業務整理
現状の業務を整理し、RPAに落とし込む業務を選定いたします。
②要件定義
使用するRPAツールの選定、上記①の業務のRPAでの実現方法を検討、及び動作単位での具体化をいたします。
③RPA構築
上記②で具体化したRPAの動作をツール内で構築いたします。
④テスト
上記③で構築したRPAが実際に稼働する環境で正常に動作するかを検証し、必要に応じて修正を行います。
⑤保守
RPAの正式稼働後に不具合が発生した際に改修対応をいたします。
また、保守をご自身で行っていただけるようにトレーニングの実施も可能です。
7.RPA導入事例
どのような事例でRPAツールの使用が選択肢となるか、ご紹介させていただきます。
①販促情報の登録自動化
ECサイト提供事業者の販促情報を管理するシステムと、実際に販促を行う際に販促内容を登録するシステムが異なっており、同じ内容を2つのシステムに手動で登録する必要がありました。ここでRPAを用いて一方のシステムに登録した内容を、もう一方のシステムに自動で転記できるようなり、販促情報の登録に要する工数を1/2とすることを実現しました。
②取引先へのメール送信自動化
ECサイト提供事業者が在庫と納期を、取引先・商品・在庫単位で管理した上で状況に応じて取引先へメールをして管理していました。管理及びメール作成に多く工数を割いていたところ、RPAを用いて商品の在庫数・納期からの経過日数を自動算出し、状況に応じた取引先へのメール送信を自動化しました。その結果、管理・メール作成の工数削減に加え、対象の抽出漏れも削減しました。
③新旧システムのデータ移行
専門情報データベース提供事業者がそのデータベースを管理するシステムを刷新する際に、新旧システムでデータ形式が異なるため旧システムの登録内容を新システムに移行することができませんでした。データ移行には旧システムの膨大な量のデータを加工し、新システムのUIから1件ずつ登録することが必要であり、担当部門で行う場合は5年かかると試算されました。ここでRPAを用いてデータ加工と登録を行い、3か月でのデータ移行を実現しました。
8.RPAの未来
ここまでRPAは、「単純な判断」で行う定型業務に適していると説明させていただきました。
しかし、AI技術との組み合わせにより、今後はより複雑な判断や、さらには意思決定まで行えるようになると考えられています。
RPA×AIは近年すでに取り組まれており、例えば画像認識の機能としてAIを利用しているRPAも存在します。画像から文字を読み取り、その読み取った内容を処理する、というものです。 このように、RPA自体の進歩のみならず、周辺技術の進歩にもよってRPAで実現できる内容は今後どんどん変わっていくことが見込まれます。
9.さいごに
ここまでRPAで何ができるか、そして導入までのステップを簡単にご紹介させていただきました。
「RPAを使いたいけど使い方が分からない」、「この業務にRPAが有効なのか分からない」など、もしお困りごとなどありましたら、AUCENTコンサルティング事業部にぜひご相談ください。
